Über die Position

ALKAN Chemical Europe GmbH & Co. KG ist ein internationaler Distributor von pharmazeutischen Wirkstoffen (APIs), Hilfsstoffen und Spezialchemikalien. Wir arbeiten mit Herstellern, Kunden und Logistikpartnern in Europa, dem Nahen Osten, Nordafrika und Asien.

Wir suchen einen motivierten und engagierten Operations Specialist (m/w/d) für unser Team in Düsseldorf, der unsere täglichen Geschäftsabläufe, internationalen Logistikprozesse und Supply-Chain-Aktivitäten unterstützt.

Diese Position eignet sich ideal für Berufseinsteiger und junge Fachkräfte, die praktische Erfahrung im internationalen Handel und in der operativen Abwicklung sammeln möchten.

Ihre Aufgaben

• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferterminen
• Koordination von Import- und Exportlieferungen in Zusammenarbeit mit Spediteuren und Zollagenten
• Erstellung und Prüfung von Versanddokumenten (Commercial Invoice, Packing List, Certificate of Origin, A.TR, etc.)
• Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und Logistikpartnern
• Unterstützung bei der Lager- und Bestandsverwaltung
• Pflege von operativen Daten im ERP-System und Unterstützung bei Prozessverbesserungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium (z. B. Logistik, Supply Chain Management, Betriebswirtschaft, Internationaler Handel)
• Berufseinsteiger und Kandidaten mit 0–3 Jahren Erfahrung sind willkommen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Weitere Sprachen (z. B. Französisch oder Spanisch) von Vorteil
• Grundkenntnisse in Logistik, Einkauf und internationalem Handel
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel; ERP-Kenntnisse (z. B. Zoho) von Vorteil
• Organisationsstärke, Kommunikationsfähigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten

• Unbefristete Vollzeitanstellung (38 Stunden pro Woche)
• Attraktives Gehalt und Bonuszahlungen
• Internationales Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Betriebliche Altersvorsorge und Deutschlandticket-Zuschuss
• Regelmäßige Team-Events
• Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, aktiv zum Unternehmenswachstum beizutragen

About the Position

ALKAN Chemical Europe GmbH & Co. KG is an international distributor of pharmaceutical ingredients (APIs), excipients, and specialty chemicals. We work with manufacturers, customers, and logistics partners across Europe, the Middle East, North Africa, and Asia.

We are looking for a motivated and detail-oriented Operations Specialist (m/f/d) to join our Düsseldorf team and support our daily business operations, international logistics, and supply chain activities.

This position is an excellent opportunity for fresh graduates and early-career professionals to gain hands-on experience in international trade and business operations.

Key Responsibilities

• Prepare and process quotations, purchase orders, sales orders, invoices, and delivery schedules
• Coordinate import and export shipments in collaboration with freight forwarders and customs agents
• Prepare and review shipping documents (commercial invoice, packing list, Certificate of Origin, A.TR, etc.)
• Communicate with suppliers, customers, and logistics partners
• Support warehouse and inventory management
• Maintain operational records in the ERP system and contribute to process improvements

Your Profile

• Completed vocational training or a degree in Logistics, Supply Chain Management, Business Administration, International Trade, or a related field
• Fresh graduates and candidates with 0–3 years of relevant experience are welcome to apply
• Fluent in German and English, both written and spoken
• Additional languages (e.g. French or Spanish) are an advantage
• Basic understanding of logistics, purchasing, and international trade
• Good Microsoft Office skills, especially Excel; ERP knowledge (e.g. Zoho) is an advantage
• Strong organizational and communication skills, attention to detail, and a proactive working style

What We Offer

• Permanent full-time employment (38 hours per week)
• Competitive salary and bonus payments
• International working environment with diverse responsibilities
• Flat hierarchies and short decision-making processes
• Company pension scheme and Deutschlandticket subsidy
• Regular team events
• Opportunity to take responsibility and contribute to the company's continued growth